Même si le recours à une solution de géolocalisation est de plus en plus répandu, vous devez veiller à respecter certaines obligations restrictives imposées par la CNIL. A défaut, en tant qu’employeur, vous risquez de lourdes sanctions pour avoir porté atteinte au respect de la vie privée de vos salariés!
Déclarer le localisateur GPS à la CNIL
Par courrier ou directement sur le site internet de la CNIL, vous êtes tenu de déclarer votre solution de géolocalisation avant de pouvoir l’utiliser, que vous l’ayez déjà acheté ou non. Cette obligation s’impose quelque soit le type de système de géolocalisation choisi (GSM ou GPS).
Si cette déclaration n’est pas effectuée, l’employeur risque une condamnation qui peut atteindre 300 000 euros d’amende et 5 ans d’emprisonnement.
Cette formalité administrative permet à la CNIL de vérifier si l’installation d’un appareil de géolocalisation est pertinente pour l’entreprise. Un GPS peut être utilisé pour des raisons de sécurité (des personnes ou des biens) ou pour répondre à des objectifs de gestion de flotte de véhicules.
Installation d’une solution de géolocalisation : l’information individuelle des salariés
L’employeur doit d’abord réunir et consulter les représentants du personnel à propos de l’installation d’un localisateur GPS.
Pour rester dans la légalité et pour pouvoir utiliser les informations stockées, il doit aussi informer individuellement chaque salarié de la mise en place d’un boîtier GPS sur son véhicule. Toutes les informations sur l’usage de la géolocalisation sur son véhicule doivent être communiquées au salarié.
La géolocalisation est limitée aux heures de travail
La géolocalisation constitue en tant que telle une atteinte aux libertés individuelles et à la vie privée du salarié. Elle doit donc toujours être véritablement nécessaire au vu du travail effectué par le salarié et être limitée par un principe de proportionnalité.
Concrètement, cela signifie que même lorsqu’un véhicule de fonction est mis à la disposition du salarié, vous ne pouvez pas le tracer en permanence. Le localisateur doit comporter un mode « vie privée » qui permet de désactiver le GPS en dehors des heures de travail (pauses quotidiennes, trajets jusqu’au domicile…).
Votre prestataire pourra vous conseiller sur vos obligations vis-à-vis de la CNIL et vous accompagner dans vos démarches. Il est donc essentiel de demander plusieurs devis pour trouver un fournisseur de systèmes de géolocalisation fiable et sérieux. N’oubliez pas qu’en cas d’infraction, c’est vous qui serez considéré comme responsable de la gestion des données personnelles de vos salariés.
