Géolocaliser un véhicule professionnel, c’est aussi surveiller le salarié…. Pour éviter les dérapages, la Commission informatique et libertés (CNIL) contrôle dans l’entreprise les conditions d’installation des systèmes de géolocalisation des véhicules.
Géolocalisation et respect de la vie privée : les obligations de l’employeur
La déclaration à la CNIL
Avant d’utiliser le système de géolocalisation de voitures, et même si vous avez acheté un logiciel de géolocalisation clé en mains auprès d’un prestataire spécialisé, vous avez l’obligation de déclarer le dispositif à la CNIL. Il s’agit d’un passage obligé, quel que soit la technologie de tracking utilisée : localisation par gsm, par gps, ou par ip, etc.
Attention à ne pas passer à côté de cette formalité : vous risqueriez une condamnation allant jusqu’à 5 ans de prison et 300 000 euros d’amende !
Bon à savoir : la déclaration peut être effectuée directement en ligne sur le site de la CNIL.
L’information individuelle de chaque salarié
L’employeur doit non seulement consulter les représentants du personnel avant l’installation d’un système de localisation de véhicule, mais il doit aussi en informer personnellement chaque collaborateur.
Le salarié doit notamment avoir connaissance de la finalité de ce nouveau dispositif de suivi de flotte, le type de données enregistrées et leur durée de conservation, l’identité ou la catégorie de personnes ayant accès aux données et l’existence d’un droit d’accès aux données.
Le non-respect de cette obligation peut avoir des conséquences préjudiciables pour l’entreprise :
- les données recueillies sont totalement inopposables au salarié, même s’il a commis une faute ! (par exemple : l’utilisation d’un véhicule professionnel pour effectuer des trajets personnels)
- l’employeur peut se voir condamné à verser des dommages et intérêts au salarié.
La nécessité de la géolocalisation
Au-delà des conditions de forme, la CNIL vérifie que la mise en place d’un système de tracking est réellement utile à l’activité de l’entreprise. Concrètement, le dirigeant doit expliquer à la CNIL pourquoi la géolocalisation des véhicules est nécessaire et quels objectifs sont poursuivis par sa mise en place.
Sont acceptées les finalités suivantes :
- la sécurité des personnes ou des biens transportés
- la gestion de la flotte de véhicules et des effectifs
- la gestion du temps de travail s’il n’existe pas d’autres possibilités
Dans tous les cas, vous ne pourrez jamais suivre l’ensemble de vos salariés : le suivi géographique de la voiture doit être justifié par la tâche du salarié et respecter un principe de proportionnalité (la justification de la géolocalisation doit expliquer l’atteinte aux libertés qu’elle génère).
Cas particulier : géolocalisation des véhicules de fonction
La mise à disposition d’un véhicule de fonction ne doit jamais conduire à l’instauration d’un contrôle permanent. Si la mise en place d’un système de localisation géographique des véhicules de fonction est acceptée par la CNIL, vous devez cependant permettre à votre personnel de le désactiver en dehors des heures de travail (pauses déjeuner, retour au domicile…).
Assurez-vous de choisir un prestataire spécialisé en géolocalisation qui sera compétent pour vous assister et vous conseiller sur vos obligations légales. C’est d’autant plus important que vous serez seul responsable devant la loi du traitement des données personnelles de vos salariés.
